В системе могут храниться любые документы, необходимые для работы организации, например, распорядительные (приказы, распоряжения и т. п.), информационно-справочные (акты, протоколы и т. п.) и другие. Возможные виды документов определяются в одноименном справочнике.
Для работы с перечнем документов предназначен поисковый модуль, представленный на рисунке ниже.
Примечание
Столбец «Раздел» в таблице и поле «Раздел» на вкладке фильтра «Документ» присутствуют в зависимости от настройки параметра системы document_show_branch.
Создавать, открывать на редактирование и удалять документы можно также из модуля редактирования вида документов (с вкладки «Документы»).
В таблице ниже перечислены атрибуты документов, приведено описание атрибутов.
Таблица 4. Атрибуты документа
| Название | Описание | Тип значения |
|---|---|---|
| Номер |
Номер документа в системе. Атрибут заполняется автоматически при создании документа, недоступен для редактирования. |
Число |
| Раздел |
Раздел, в котором создан документ. Атрибут заполняется автоматически при создании документа, недоступен для редактирования. Атрибут отображается, только если соответствующим образом настроен параметр системы document_show_branch. |
Объект «Раздел» (подсистема «Справочники») |
| Создал |
Пользователь, создавший документ. Атрибут заполняется автоматически при создании документа, недоступен для редактирования. |
Объект «Пользователь» (подсистема «Полномочия») |
| Дата создания |
Дата создания документа. Атрибут заполняется автоматически при создании документа, недоступен для редактирования. |
Дата и время |
| Вид (Вид документа) |
Вид, к которому относится документ. Атрибут заполняется при создании документа, недоступен для редактирования. |
Объект «Вид документов» |
| Тема |
Тема документа. Атрибут может заполняться при создании документа автоматически или вручную, может быть доступен или недоступен для редактирования. Настройка автоматического заполнения темы и доступности ее для редактирования выполняется в виде документа. |
Строка |
| Статус |
Статус документа. Атрибут может заполняться при создании документа автоматически или вручную, может быть доступен или недоступен для редактирования. Настройка автоматического заполнения статуса и доступности его для редактирования выполняется в виде документа. |
Объект «Статус документа», перечень возможных значений задается в виде документа |
| Описание |
Описание документа. |
Многострочный текст |
| РКК |
Регистрационно-контрольная карта документа. Атрибут присутствует, только если множественная регистрация документов данного вида запрещена. Если множественная регистрация разрешена, то используется перечень РКК (см. таблицу Таблица 5, «Связи документа с другими объектами» ниже). Настройка требований к регистрации выполняется в виде документа. Регистрировать документ можно только после создания, поэтому поле для просмотра и редактирования значения атрибута «РКК» имеется в модуле редактирования документа, но отсутствует в модуле создания документа. |
Объект «Регистрационно-контрольная карточка» (подсистема «Документы») |
| Папка |
Папка, в которой расположен документ. Атрибут может заполняться при создании документа автоматически или вручную, может быть доступен или недоступен для редактирования. Настройка автоматического выбора папки и возможности перемещения документа в другую папку, а также перечень папок, в которых может быть сохранен документ, выполняется в виде документа. |
Объект «Папка» |
Документ может иметь реквизиты. Реквизиты могут быть определены как виде документа (тогда они присутствуют во всех документах этого вида), так и в самом документе (тогда они присутствуют только в этом документе). Подробнее о работе с реквизитами см. в документации по общим принципам работы с системой.
Документ может быть связан с другими объектами системы. В таблице ниже перечислены эти объекты, приведены краткое описание связей, а также информация о поисковых модулях, предназначенных для работы со связями.
Таблица 5. Связи документа с другими объектами
| Объекты | Описание | Поисковый модуль |
|---|---|---|
| РКК |
Перечень регистрационно-контрольных карточек документа. Перечень присутствует, только если множественная регистрация документов данного вида разрешена. Если множественная регистрация запрещена, то используется атрибут «РКК» (см. таблицу Таблица 4, «Атрибуты документа» выше). Настройка требований к регистрации выполняется в виде документа. Регистрировать документ можно только после создания, поэтому вкладка для просмотра и редактирования перечня РКК имеется в модуле редактирования документа, но отсутствует в модуле создания документа. |
Регистрационно-контрольные карточки (основной) |
| Приложения (подсистема «Справочники») |
Перечень приложений к документу. Если приложение прикреплено к документу, то пользователи, имеющие полномочия на просмотр документа, могут скачивать файлы с версиями этого приложения, а пользователи, имеющие полномочия на редактирование документа, могут создавать новые версии этого приложения. Минимально необходимое количество приложений у документа определено в виде документа. Контроль количества приложений выполняется при создании документа, а также при попытке удалить приложение у ранее созданного документа. |
Приложения к документам (сервисный) |
| Задания (подсистема CRM или BPM) |
Перечень заданий, связанных с документом. Связывать документ с заданиями можно только после создания документа. Соответствующая вкладка имеется в модуле редактирования документа, но отсутствует в модуле создания документа. |
Задания у документов (сервисный) |
| Документы (Связанные документы) |
Перечени документов, являющихся вышестоящими и нижестоящими для данного документа. |
Связанные документы (сервисный) |
| Проекты (подсистема «Проекты») |
Перечень проектов, к которым прикреплен документ. |
Документы у проектов (сервисный) |
| Работы (подсистема «Проекты») |
Перечень работ, к которым прикреплен документ. |
Документы у работ (сервисный) |
| Экземпляры процессов (подсистема BPM) |
Перечень экземпляров процессов, к которым прикреплен документ. Связывать документ с экземплярами процессов можно только после создания документа. Соответствующая вкладка имеется в модуле редактирования документа, но отсутствует в модуле создания документа. |
Документы в экземплярах процессов (сервисный) |
| Полномочия |
Перечень, определяющий полномочия пользователей на просмотр и редактирование документа. Эти полномочия являются дополнительными к полномочиям, выданным на папку, в которой расположен документ, и на вышестоящие папки, см. ниже об обязательных условиях для просмотра / редактирования документов. |
Полномочия на документы (сервисный) |
Информация о регистрационно-контрольных карточках документов отображается в поисковом модуле «Документы» в группе столбцов «РКК», а также во всех других таблицах, содержащих информацию о документах, например, на вкладке «Документы» в модуле редактирования вида документов. Если для документа создано несколько РКК, то отображаются все они.
В примере, представленном на рисунке выше, в первой строке отображается информция о двух РКК, имеющихся у документа: первая РКК имеет номер 1/П-2008, вторая — номер 1.
Если в виде документов выполнены необходимые настройки, то по документам этого вида могут быть сформированы отчеты (см. документацию по подсистеме «Отчеты»). Чтобы сформировать отчет, откройте документ на редактирование и перейдите на вкладку «Прототипы отчетов».
В системе ведется история изменений каждого документа. Чтобы просмотреть ее, откройте документ на редактирование и перейдите на вкладку «История».
Описание вкладок «Прототипы отчетов» и «История» см. в подразделе «Редактирование документа».
Полномочия на работу с документами
Обязательным условием для того, чтобы пользователь мог работать с документами, является наличие у него соответствующей роли, см. документацию по подсистеме «Полномочия» раздел об основном модуле «Пользователи».
Пользователь может создавать документы определенного вида, только если ему выданы полномочия на изменение этого вида документов, см. разделы о справочнике «Виды документов» и сервисном модуле «Полномочия у видов документов».
Пользователь может просматривать / редактировать документ, только если ему выданы полномочия на просмотр / просмотр и изменение в одном из перечисленных ниже объектов:
-
Документ.
-
Папка, в которой расположен документ.
-
Вышестоящая папка.
Об иерархии общих папок, работе со справочником «Папки» и настройке полномочий на общие папки см. раздел о справочнике «Папки».
Документы, относящиеся к глобальным видам, доступны во всех разделах системы. Документы, относящиеся к локальным видам, доступны только в том разделе, где эти документы были созданы.
Панель с иерархией папок
Особенностью поискового модуля «Документы» является наличие панели с иерархией папок (слева), позволяющей просматривать документы в разбивке по папкам, а также работать с иерархией папок.
При выборе элемента на панели папок перечень документов в таблице автоматически фильтруется:
-
Все — все документы, доступные пользователю.
-
Личные — документы, расположенные в личной папке пользователя. Эта папка создается автоматически при регистрации пользователя в системе.
-
Общие — все документы, расположенные в общих папках и доступные пользователю.
В иерархии этого элемента отображаются общие папки, удовлетворяющие одному из следующих условий:
-
Папка или вложенная в нее папка доступна пользователю (в папке или вложенной в нее папке пользователю выданы полномочия на просмотр / просмотр и изменение).
-
В папке или вложенной в нее папке расположен документ, доступный пользователю (в этом документе пользователю выданы полномочия на просмотр / просмотр и изменение).
Эти общие папки доступны пользователю на просмотр, а также, если роль пользователя позволяет редактировать папки, на редактирование.
При выборе одной из общих папок в таблице отображаются все документы, расположенные непосредственно в этой папке (не включая вложенные папки) и доступные пользователю.
-
-
Папки других пользователей — этот элемент выбрать нельзя, но в его иерархии отображается перечень личных папок других пользователей, содержащих документы, доступные пользователю. При выборе одной из личных папок в таблице отображаются все документы, расположенные в ней и доступные пользователю.
Работа с панелью папок осуществляется так же, как со справочником «Папки».
В таблице в группе столбцов «РКК» отображаются все РКК, имеющиеся у документа (см. в таблицах ниже описание атрибута «РКК» и связей документа с РКК). Если у документа несколько РКК, то при сортировке по этим столбцам используется РКК с наименьшей датой регистрации.
Фильтрация документов
По умолчанию область фильтра в поисковом модуле «Документы» скрыта. Чтобы открыть ее, нажмите кнопку «Фильтр».
На вкладке фильтра «Документ», представленной на рисунке выше, расположены поля для фильтрации документов по атрибутам. Описание атрибутов см. в таблице ниже.
На вкладке фильтра «РКК» расположены поля для фильтрации документов по атрибутам их РКК. Аналогичная вкладка имеется в основном модуле «РКК». Описание вкладки фильтра «РКК» и атрибутов РКК см. в разделе об основном модуле «РКК».
Вкладки фильтра «Реквизиты» и «Реквизиты РКК» позволяют выполнять фильтрацию по реквизитам самих документов, а также по реквизитам их РКК. Описание работы с этими вкладками приведено в документации по общим принципам работы с системой.
Фильтрация осуществляется в пределах папки, выбранной в иерархии папок. Если необходимо осуществить поиск среди всех документов, доступных пользователю, или среди всех общих папок, выберите в иерархии папок элемент «Все» или «Общие» соответственно. Поскольку документы, найденные таким способом, могут быть расположены в разных папках, рекомендуется в таблице отобразить группу столбцов «Папка». По умолчанию эта группа столбцов скрыта.
При помощи флага «Удаленные» можно включить в результаты фильтрации информацию об удаленных документах.
