Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Для работы с номенклатурой дел предназначен поисковый модуль, представленный на рисунке ниже.
В таблице ниже перечислены атрибуты дел, приведено описание атрибутов.
Таблица 26. Атрибуты дел
| Название | Описание | Тип значения |
|---|---|---|
| Индекс |
Уникальный индекс дела. |
Строка |
| Название |
Уникальное название дела. |
Строка |
| Шаблон номера |
Шаблон, определяющий алгоритм автоматической генерации номеров РКК в деле, а также позволяющий использовать маску при ручном вводе и автоматически проверять введенные номера на корректность. Автоматическая генерация выполняется при создании РКК в деле. Маска ввода используется, а также автоматическая проверка выполняется как при создании, так и при редактировании РКК. Если шаблон не указан, то ни автоматическая генерация, ни проверка корректности не выполняются, маска при ручном вводе не используется. |
Объект «Шаблон» (подсистема «Справочники», справочник «Шаблоны»). |
| Ручная нумерация |
Флаг, определяющий, разрешена ли ручная нумерация РКК в деле. Атрибут используется, только если задан шаблон номера. В противном случае флаг автоматически устанавливается. |
Логический |
| Примечание |
Примечание к делу. |
Многострочный текст |
| Группа атрибутов «Хранение»: |
В группу входит три атрибута: «Срок хранения», «Количество» и «ЭПК». По умолчанию они рассчитываются автоматически на основании перечня статей хранения у дела следующим образом:
Таким образом, изменение перечня статей хранения у дела может повлиять на значения этих атрибутов. При необходимости при редактировании дела
автоматический расчет может быть отключен. В этом случае значения
атрибутов задаются вручную, в поисковом модуле рядом с этими
значениями отображается пиктограмма |
— |
|
Срок хранения документов. |
Объект «Срок хранения» (подсистема «Документы», справочник «Сроки хранения») |
|
Количество лет (месяцев, дней и т. п.), в течение которых должны храниться документы, целое число. Атрибут используется, только если срок хранения является количественным, в противном случае атрибут имеет пустое значение. |
Неотрицательное целое число |
|
Флаг, определяющий, должен ли вопрос об уничтожении документов решаться экспертно-проверочной комиссией. Атрибут используется, только если срок хранения является количественным, в противном случае флаг автоматически снимается. |
Логический |
Важно
Чтобы сроки хранения дел, к которым привязано несколько статей, определялись однозначно, веса в справочнике «Сроки хранения» должны быть уникальными.
Дело может быть связано с другими объектами системы. В таблице ниже перечислены эти объекты, приведены краткое описание связей и названия поисковых модулей, соответствующих связям. Детальную информацию о связях см. в разделах справки, посвященных указанным поисковым модулям.
Таблица 27. Связи дела с другими объектами
| Объекты | Описание | Поисковый модуль |
|---|---|---|
| РКК |
Перечень регистрационно-контрольных карточек, занесенных в дело. Связи являются иерархическими: в одно дело может быть занесено много РКК, но каждая РКК заносится только в одно дело. Таким образом, дело является одним из атрибутов РКК. |
Регистрационно-контрольные карточки (основной) |
| Статьи хранения |
Перечень статьей хранения, которым соответствует дело. Этот перечень влияет на автоматическое определение атрибутов дела, относящихся к хранению документов, зарегистрированных в этом деле. |
Статьи хранения у дел (сервисный) |
| Полномочия |
Перечень, определяющий полномочия пользователей по работе с регистрационно-контрольными карточками, занесенными в дело. Информацию о полномочиях, необходимых пользователям для работы с РКК, см. в разделе об основном модуле «Регистрационно-контрольные карточки». |
Полномочия на дела (сервисный) |
| Виды документов |
Перечень, определяющий, документы каких видов могут быть зарегистрированы в деле. Если перечень пустой, то ограничений на виды документов нет. |
Виды документов у дел (сервисный) |
| Виды РКК |
Перечень, определяющий, РКК каких видов могут быть занесены в дело. Если перечень пустой, то ограничений на виды РКК нет, в том числе, допускается создавать в деле РКК без вида. |
Виды РКК у дел (сервисный) |
Подсказка
Рекомендуется настроить связи дела с видами документов и видами РКК. Это позволит уменьшить вероятность ошибок при регистрации документов и упростит процедуру заполнения атрибутов при создании РКК.
