Подсистема «Документы» позволяет формализовать и полностью автоматизировать документооборот организации в части создания, редактирования и визирования документов и ведения дел.
Подсистема «Документы» позволяет выполнять следующие операции:
-
Создание, редактирование и поиск электронных документов (далее — документов);
-
Визирование документов разными участниками электронного документооборота;
-
Подготовка отчетов по документам, в том числе печатных форм;
-
Ведение дел (создание и редактирование регистрационно-контрольных карточек документов);
-
Ведение необходимых справочников.
Подсистема «Документы» включает в себя:
-
основные модули:
-
справочники:
-
сервисные модули:
-
Возможные переходы на другие статусы
При работе с подсистемой «Документы» используются следующие понятия:
-
Электронный документ (документ) — объект системы, обладающий определенным набором реквизитов и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники с целью хранения и общественного использования.
-
Реквизит документа — объект системы, содержащий сведения о документе, например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета и т. п.
-
Вид документа — объект системы, применяемый для классификации документов и настройке работы с ними и содержащий типовой набор реквизитов документов. Например, в системе могут быть определены такие виды документов, как «Служебная записка», «Приказ» и т. п.
-
Дело — объект системы, представляющий собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации.
-
Номенклатура дел — справочник, поддерживающий работу с делами, заводимыми в делопроизводстве организации, и содержащий, в том числе, наименования и сроки хранения дел.
-
Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) — объект системы, содержащий сведения о документе (реквизиты) применительно к определенному делу.
-
Вид РКК — объект системы, применяемый для классификации РКК и содержащий типовой набор реквизитов РКК.
Работа с документами включает в себя создание документов, заполнение реквизитов и, при необходимости, выдачу полномочий на документы и создание приложений к документам. Пользователь создает документы на основе имеющихся в системе видов документов с определенными в них реквизитами и полномочиями.
Для использования подсистемы «Документы» следует настроить параметр системы doc_subsys.
Если подсистема «Документы» установлена, то появляется возможность связывать объекты других подистем с объектами данной подсистемы:
-
подсистема BPM — бизнес-процессы с видами документов, экземпляры процессов и задания с документами;
-
подсистема «Справочники» — приложения с документами;
-
подсистема «Полномочия» — прототипы отчетов с видами документов.
